Como gerir o acesso, as funções e os funcionários num sistema MVP

Para um trabalho de equipa eficaz, é importante garantir uma estrutura clara de direitos de acesso, delimitação de autoridade e controlo de actividades. Podes criar funções, gerir o acesso, acompanhar os turnos dos empregados e controlar a segurança dos dados na secção Organização.

Segue-se um guia passo a passo de todas as funcionalidades desta secção.

Vai à secção “Funções”.

Abre na plataforma:

Menu → Organização → Funções

Abre-se à tua frente uma interface com três blocos principais:

Lista de funções

Mostra todas as funções que já foram criadas no sistema – por exemplo:

– Gestor
– Bayer
– Operador
– Analista
– Diretor de departamento, etc.

Cada função pode ser modificada, eliminada ou pode ser criada uma nova função a partir do zero.

Turnos actuais

Mostra quais os empregados que estão atualmente activos, quem está a trabalhar no sistema. É conveniente para controlar as horas de trabalho e analisar o volume de trabalho da equipa.

Empregados

Uma lista de todos os utilizadores da plataforma com a possibilidade de:

– Atribuir função
– Ativar ou desativar o acesso
– Passar para o modo de visualização como empregado
– Eliminar conta

Criar uma nova função

Para criar uma nova função (como “Curador” ou “Gestor de conteúdos”):

1) Clica em “Create Role” (Criar Função) no canto superior direito do ecrã.

2) Tipo:

Nome da função – apresentado no sistema.
Função parental (se necessário) – a nova função herdará os direitos da outra.
A cor do crachá é um marcador de cor que distingue visualmente o empregado na interface.
Ícone ou estilo – ajuda a diferenciar rapidamente as funções visualmente.

Podes criar tantas funções quantas as necessárias para a tua lógica empresarial.

Configurar os direitos de acesso

Depois de criares a função, abre-se uma janela com a configuração detalhada do acesso:

Podes definir o acesso aos módulos:

– Estatísticas
– Vendas
– Finanças
– Canais de comunicação (Telegram, etc.)
– Boletins informativos
– Bots
– CRM
– Processos empresariais
– Relatórios e análises
– Definições do sistema

Níveis de acesso:

– Sempre – acesso ilimitado.
– De acordo com os direitos – o acesso é regido por outras restrições (por exemplo, por projeto ou turno).
– Nunca – restrição total do acesso.

Também podes definir o acesso a relatórios específicos:

– 📈 Ofertas
– 💵 Cheque médio
– 🔁 Conversões
– 📆 Mudanças de pessoal

Uma vez configurada, clica em “Guardar”. A função está pronta a ser utilizada.

Atribuir uma função a um empregado

Agora tens de atribuir a função criada a um ou mais empregados:

1) No bloco inferior “Empregados”, encontra o utilizador pretendido.
2) Na coluna “Função”, seleciona a função pretendida na lista pendente.
3) A atribuição tem efeito imediato – o empregado obtém acesso de acordo com a função selecionada.

Isto é útil quando se aumenta uma equipa ou se introduzem novos empregados no mercado de trabalho.

Trabalho por turnos

Se o teu sistema utiliza o mecanismo “shifts”, podes fazê-lo:

– Vê quem está atualmente a trabalhar.
– Termina um turno ativo clicando no botão Fechar.
– Certifica-te de que ninguém se esquece de terminar a sessão ou de que permanece ativo após o horário de trabalho.

A supervisão do turno ajuda a controlar a disciplina, a atividade e o desempenho da equipa.

Porquê utilizar funções?

A utilização de funções e a personalização flexível do acesso proporcionam vantagens reais à tua empresa:

🔐 Segurança

Limita o acesso a dados sensíveis, finanças, CRM e gestão, deixando-o apenas para os funcionários certos.

🧭 Conveniência

Os colaboradores vêem apenas as secções que são relevantes para a sua funcionalidade – nada desnecessário, sem confusão.

⚖️ Delegação

Podes distribuir rapidamente tarefas e áreas de responsabilidade – por exemplo, atribuir os mesmos direitos a vários compradores.

🚀Escala

Os novos funcionários são integrados utilizando um modelo de função em 1 minuto – não é necessário configurar tudo de raiz de cada vez.

Trabalhar com empregados: funções avançadas

Modo “Ver em nome do empregado

Esta é uma oportunidade única de “iniciar sessão” em nome de qualquer empregado para verificar:

– Que partições vê
– Existem erros de acesso
– Como configurar formação ou instruções

Para isso, clica no ícone do “olho” ao lado do nome do empregado. Para regressar – clica em “Modo de saída” no painel superior.

Ativação / desativação

Se um empregado estiver de férias, doente, demitido ou suspenso, não tens de o afastar:

– Utiliza o interrutor “Ativado / Desativado
– No modo desativado, o empregado não poderá iniciar sessão no sistema
– Todos os teus dados e histórico são guardados

Afastar um empregado

Se um empregado já não trabalha para ti:

1) Clica no ícone da Reciclagem.
2) Atribui a outro funcionário a transferência de transacções e tarefas.
3) Confirma a eliminação.

Importante: o histórico das suas acções permanece no sistema, mas o perfil é completamente apagado. Se necessário, podes voltar a convidá-lo(a).

Resultados

A secção Organização é o coração da gestão de equipas. Podes utilizá-la para:

– Criar funções e modelos de acesso
– Controlar quem vê e faz o quê no sistema
– Proteger os dados comerciais
– Simplificar a integração de novos funcionários
– Validar a interface através dos olhos dos funcionários
– Gerir o fluxo de trabalho de forma flexível

Utiliza-o regularmente e a tua equipa trabalhará de forma clara, segura e coesa.