Cómo gestionar el acceso, las funciones y los empleados en un sistema MVP

Para que tu equipo trabaje con eficacia, es importante garantizar una estructura clara de derechos de acceso, delimitación de autoridad y control de actividades. Puedes crear roles, gestionar el acceso, hacer un seguimiento de los turnos de los empleados y controlar la seguridad de los datos en la sección Organización.

A continuación encontrarás una guía paso a paso de todas las funciones de esta sección.

Ve a la sección «Roles

Abre en la plataforma:

Menú → Organización → Funciones

Se abrirá ante ti una interfaz con tres bloques principales:

Lista de funciones

Muestra todos los roles que ya se han creado en el sistema, por ejemplo:

– Gerente
– Bayer
– Operario
– Analista
– Jefe de Departamento, etc.

Cada rol se puede modificar, eliminar o crear uno nuevo desde cero.

Turnos actuales

Muestra qué empleados están actualmente activos, quién está trabajando en el sistema. Es conveniente para hacer un seguimiento de las horas de trabajo y analizar la carga de trabajo del equipo.

Empleados

Una lista de todos los usuarios de la plataforma con capacidad para:

– Asignar rol
– Activar o desactivar el acceso
– Cambiar al modo de vista como empleado
– Eliminar cuenta

Crear un nuevo rol

Para crear un nuevo rol (como “Conservador” o “Gestor de contenidos”):

1) Haz clic en “Crear función” en la esquina superior derecha de la pantalla.

2) Tipo:

Nombre del rol – se muestra en el sistema.
Rol parental (si es necesario): el nuevo rol heredará los derechos del otro.
El color del distintivo es un marcador de color que distingue visualmente al empleado en la interfaz.
Icono o estilo: ayuda a diferenciar rápidamente los papeles visualmente.

Puedes crear tantos roles como necesites para tu lógica empresarial.

Configurar los derechos de acceso

Tras crear el rol, se abrirá una ventana con la configuración detallada del acceso:

Puedes establecer el acceso a los módulos:

– Estadísticas
– Ventas
– Finanzas
– Canales de comunicación (Telegram, etc.)
– Boletines
– Bots
– CRM
– Procesos empresariales
– Informes y análisis
– Ajustes del sistema

Niveles de acceso:

– Siempre: acceso ilimitado.
– Según los derechos: el acceso se rige por otras restricciones (por ejemplo, por proyecto o turno).
– Nunca: restricción total de acceso.

También puedes establecer el acceso a informes concretos:

– 📈 Ofertas
– 💵 Cheque medio
– 🔁 Conversiones
– 📆 Cambios de personal

Una vez configurado, haz clic en “Guardar”. El rol está listo para su uso.

Asignar un rol a un empleado

Ahora tienes que asignar el rol creado a uno o varios empleados:

1) En el bloque inferior “Empleados”, busca el usuario requerido.
2) En la columna “Rol”, selecciona el requerido de la lista desplegable.
3) La asignación surte efecto inmediatamente: el empleado obtiene acceso según el rol seleccionado.

Esto resulta útil cuando se amplía un equipo o se introducen nuevos empleados en la plantilla.

Trabajo por turnos

Si tu sistema utiliza el mecanismo de “turnos”, puedes hacerlo:

– Mira quién está trabajando actualmente.
– Termina un turno activo haciendo clic en el botón Cerrar.
– Asegúrate de que nadie olvida cerrar la sesión o permanece activo fuera de horario.

La supervisión por turnos ayuda a controlar la disciplina, la actividad y el rendimiento del equipo.

¿Por qué utilizar roles?

El uso de roles y la personalización flexible del acceso aportan ventajas reales a tu empresa:

🔐 Seguridad

Limitas el acceso a los datos sensibles, las finanzas, el CRM y la gestión, dejándolo sólo en manos de los empleados adecuados.

🧭 Conveniencia

Los empleados sólo ven las secciones que son relevantes para su funcionalidad: nada innecesario, sin confusiones.

⚖️ Delegación

Puedes distribuir rápidamente tareas y áreas de responsabilidad; por ejemplo, dar a varios compradores los mismos derechos.

🚀Escalado

Los nuevos empleados se incorporan utilizando una plantilla de roles en 1 minuto, sin necesidad de configurarlo todo desde cero cada vez.

Trabajar con empleados: funciones avanzadas

👁 Modo «Ver en nombre del empleado

Esta es una oportunidad única de “entrar” en nombre de cualquier empleado para comprobarlo:

– Qué particiones ve
– ¿Hay errores de acceso
– Cómo configurar la formación o las instrucciones

Para ello, haz clic en el icono “ojo” situado junto al nombre del empleado. Para volver – haz clic en “Salir del modo” en el panel superior.

Activación / desactivación

Si un empleado está de vacaciones, enfermo, dimitido o suspendido, no tienes por qué despedirlo:

– Utiliza el interruptor “Activado / Desactivado”.
– En modo desactivado, el empleado no podrá iniciar sesión en el sistema
– Se guardan todos sus datos e historial

Destituir a un empleado

Si un empleado ya no trabaja contigo:

1) Haz clic en el icono de la Papelera de Reciclaje.
2) Asigna a otro empleado la transferencia de transacciones y tareas.
3) Confirma la eliminación.

Importante: el historial de sus acciones permanece en el sistema, pero el perfil se elimina por completo. Si es necesario, puedes invitarle de nuevo.

Resultados

La sección Organización es el corazón de la gestión de equipos. Puedes utilizarla para:

– Crea roles y plantillas de acceso
– Controla quién ve y hace qué en el sistema
– Protege los datos empresariales
– Simplifica la incorporación de nuevos empleados
– Valida la interfaz a través de los ojos de los empleados
– Gestiona el flujo de trabajo con flexibilidad

Utilízala con regularidad y tu equipo trabajará con claridad, seguridad y cohesión.